Een nieuwe collega brengt vaak nieuwe kennis met zich mee. In Vers Bloed vertellen werknemers hoe ze hun baas helpen innoveren.

Wie: Simon Huismans (33)

Functie: Hoofd Facilitair Bedrijf

Organisatie: Fries Museum & Keramiekmuseum Princessehof

'Als in 2013 het nieuwe Fries Museum zijn deuren opent, moet het publiek zich welkom voelen. De eerste indruk kan je maar één keer achterlaten, dat moet goed. Van het uitlichten van de kunstwerken tot de wc's, van het hapje in het restaurant tot de routing door het gebouw – de bezoekers mogen niets merken van de organisatie die erachter steekt. Dat ik daar mijn stempel op kan drukken is een droom, mooier kan je niet binnenkomen. Ik ben een Fries, daar ontleen ik verder niet zoveel aan, maar er bestaat maar één Fries Museum. Zolang ik leef zal over het museum worden gesproken, en ook nog lang na mij. Het idee dat ik eraan heb kunnen meewerken, doet me wat.

Sinds februari sta ik aan het hoofd van de facilitaire zaken in het Fries Museum en het Keramiekmuseum Princessehof, vlak voor mijn komst zijn die twee functies samengevoegd. De benoeming heeft me verrast, ik had weliswaar gesolliciteerd maar zonder veel geloof te hechten aan een kans van slagen: ik ben toch vrij jong. En eerlijk gezegd hoefde ik ook niet zo nodig, want ik had het prima naar mijn zin bij mijn vorige werkgever. Na mijn hbo-opleiding Facility Management aan de Hanzehogeschool werkte ik als gedetacheerd manager aan ad hoc projecten; onder andere de verhuizing van het archief van het Amsterdams Filmmuseum, onderhoudsprogramma's voor de gebouwen van verzekeraar Menzis, en een geautomatiseerd meldingssysteem voor de wiskundefaculteit van de RUG. Leuke, afwisselde klussen, dus ja, wat kon me gebeuren? Maar het klikte in de sollicitatiegesprekken, misschien omdat de staf hier ook nog niet zo oud is, maar zeker omdat ik een duidelijke visie op tafel kon leggen. Ik zit boordevol ideeën.

Facility management doe je met kennis van systemen en processen, en een flinke dosis boerenverstand. Ik heb het werk als een detacher opgepakt: eerst gekeken wie waar zit, onze contractpartners doorgelicht, en de ins en outs van de organisatie bestudeerd, en vervolgens bedacht wat ik anders zou doen. Voorheen had ik voornamelijk met een kantoorwerkplekken te maken, nu komt er de publieke functie bij, dat geeft een extra uitdaging. Zo heb ik stap voor stap een beleidsplan opgesteld dat al is afgestemd op het nieuwe gebouw. In de tussentijd houden we de oude panden in stand zonder grote uitgaven te doen. Geleidelijk aan krijg je dan zicht op het moment van de nieuwe start. Met de inrichting van het museum zelf bemoei ik me niet, dat is het terrein van de architect, maar over de indeling van de kantoorruimten heb ik wel overleg gevoerd. Dat kon in mijn optiek efficiënter met dubbele werkplekken, en zo hebben we ook de vergaderruimtes verkleind waardoor ze makkelijker te verhuren zijn aan derden, dat levert weer extra inkomsten op. Voor grote bijeenkomsten gebruiken we de personeelskantine als informele vergaderplek. Inmiddels zit de nieuwbouw in het glas en concentreren we ons op de look and feel aan de binnenkant. Gaan we de vloeren lakken of oliën? Welke kleuren zetten we op de wanden? Kiezen we voor ledverlichting of houden we het bij halogeen? Het een is nog in ontwikkeling, het ander weer kostbaar in gebruik: het moment van de keuze maakt het spannend. In januari gaan we proefbelichten en valt het besluit.

Het Fries Museum heeft een sterk ontwikkelde facilitaire kant, maar onze ICT kennis loopt daarbij wat achter. Ik ben dus op zoek gegaan naar andere culturele instellingen om te zien of we niet diensten kunnen uitwisselen. Zo maken we nu gebruik van de deskundige ICT afdeling van Tresoar, die bij ons de storingen komt verhelpen. Al dan niet gedwongen door verminderde subsidies moet je om je heen kijken om resultaat te halen. Daar vind ik niks mis mee, als je ervoor open staat kan dat leiden tot nieuwe inzichten die jouw bedrijf verder helpen. Tegenover het oude museum staat het gloednieuwe provinciegebouw, daar loop ik dan even binnen om te buurten bij de afdeling inkoop: hoe doen jullie het nou? Zij hebben net de verhuizing achter de rug en ik kan leren van hun ervaringen. Laatst sprak ik tijdens een voetbalwedstrijd van Heerenveen toevallig een collega die bij zorginstelling Noorderbreedte werkt en er ook zo over dacht. Daaruit ontstond het idee om samen een club op te richten van een stuk of acht facilitaire managers - ook weer niet te groot - die niet bang zijn om in vertrouwen werkwijzen te delen. Dan hoef je niet telkens het wiel zelf uit te vinden en hou je dure expertisebureaus buiten de deur.

Ik heb er een gewoonte van gemaakt om elke twee weken met een clubje medewerkers een ronde te doen door de nieuwbouw. De technische dienst ziet dan met eigen ogen waar de leidingen verborgen liggen en waar ze dus straks wel en niet kunnen boren. De bedrijfshulpverleners krijgen op die manier de plattegrond al op het netvlies. Zo raken de mensen betrokken, zij moeten vooraf weten hoe het gebouw in elkaar steekt. Zelf hou ik weer de vorderingen bij, zodat ik weet waarover ik praat. Medio 2012 zal het museum worden opgeleverd en kunnen wij aan de slag met de inrichting voor het publiek. Al het voorwerk doe we zelf, de daadwerkelijke opstelling van de collectie gaat buiten facilitaire zaken om, daarvoor hebben we specialisten in huis. De voorbereidingen hebben wel wat weg van een militaire operatie. Om te zorgen dat ik geen detail over het hoofd zie, nodig af en toe iemand van mijn oude netwerk uit om de zaken nog eens door te lopen: zit ik op het juiste spoor, ben ik niets vergeten? De planning ziet er goed uit, al krijgen we het nog razend druk. Na de opening zullen we nog wel een paar jaar nodig hebben om de zaak fijn af te stemmen. Wat er daarna met mij gebeurt, weet ik niet. Om na zo'n gloedvolle start netjes op de boel passen, lijkt me eerlijk gezegd geen uitdaging."

ROEL WOERING, ZAKELIJK DIRECTEUR FRIES MUSEUM:

‘Met de komst van Simon hebben we de professionalisering van het museum verder toegespitst. Facility management is een vak en Simon vult dat in zoals je van een specialist mag verwachten. Wij zochten bij uitstek naar een jong iemand, omdat zijn vakgebied de laatste tien jaar enorm is geëvolueerd. Simon bewijst dat.'